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Willkommen bei Expenseflo – Umfassendes Reisekostenmanagement

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Gründe für die Einführung eines automatisierten Reisekostenmanagementsystems

Expenseflo

Wir alle wissen, dass Reisekostenmanagementsysteme Ihre dienstreisenden Mitarbeiter hervorragend beim schnellen und effizienten Einreichen ihrer Kosten unterstützen. Um eine vollständige Kontrolle über die Reisekosten Ihres Unternehmens zu erlangen, sind jedoch zwei zusätzliche wichtige Aufgaben erforderlich, die nicht von einem Reisekostenmanagementsystem bewältigt werden können:

1. Prüfen von Belegen in Papierform, um die Genauigkeit von Erstattungsanträgen und die Einhaltung von Reiserichtlinien sicherzustellen
2. Analysieren dieser Belege zur Optimierung der Umsatzsteuererstattung

Durch das Implementieren dieser beiden zusätzlichen Schritte, die NUR in der Meridian-Lösung Expenseflo enthalten sind, können Sie zusätzlich bis zu 6 % Ihrer gesamten Reisekosten einsparen.

Schätzungen zufolge verfügt weit weniger als die Hälfte aller Unternehmen über ein automatisiertes Reisekostenmanagementsystem. Falls Sie noch nicht von den Vorteilen überzeugt sein sollten, finden Sie nachstehend Gründe, die für ein solches System sprechen:

Reduzierung von Reisekosten

  • Bereitstellung von Informationen für das Management bei Verhandlungen mit Anbietern
  • Verbesserung der Richtlinieneinhaltung durch Dienstreisende in Bezug auf bevorzugte Anbieter (durch Genehmigung vor Reiseantritt)

Reduzierung von Bearbeitungskosten

  • Eliminierung vieler manueller, papierbasierter Aufgaben, wodurch die Bearbeitungskosten um bis zu 80 % reduziert werden
  • Verringerung der Bearbeitungszeit für Mitarbeiter und Management
  • Erhebliche Reduzierung der Zeit, die Dienstreisende für das Ausfüllen von Reisekostenanträgen benötigen und die bis zur Kostenerstattung vergeht
  • Einfache Genehmigung durch Vorgesetzte per Mausklick


Unser Reisekostenmanagementsystem Expenseflo EMS ist das beste System auf dem Markt. Wir verstehen jedoch, dass viele Unternehmen bereits über ein Reisekostenmanagementsystem verfügen und dabei bleiben möchten.

Das ist überhaupt kein Problem. Wir können jedes Reisekostenmanagementsystem (oder auch mehrere Systeme) Ihrer Wahl mit Expenseflo EXPENSE AUDIT und Expenseflo VAT RECOVERY kombinieren, damit Sie alle Vorteile eines umfassenden Reisekostenmanagements nutzen können.

Sollten Sie zu unseren Expenseflo Leistungen weitere Informationen benötigen, kontaktieren Sie bitte:

  Ralph Kuehnel
  E-mail:  Ralf.Kuehnel@meridianglobalservices.com

  Telefon: +49 6545 33695080

 

Einer von acht Reisekostenanträgen ist fehlerhaft

Expenseflo

Unsere Expenseflo EXPENSE AUDIT-Experten können alle Belege Ihrer Mitarbeiter mit deren Reisekostenanträgen vergleichen, um für Genauigkeit zu sorgen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen.
Unserer Erfahrung nach muss im Durchschnitt einer von acht Reisekostenanträgen geändert werden. Einige Fehler sind unbeabsichtigt, andere beabsichtigt. In jedem Fall verursachen sie erhebliche Kosten für Ihr Unternehmen.

Beachtliche Ersparnisse
Die Ergebnisse sprechen für sich. Als sich ein großer europäischer Hersteller für Expenseflo EXPENSE AUDIT entschied, konnte unser Team Einsparungen in Höhe von 3,5 Mio. € bei eingereichten Kosten von insgesamt 63 Mio. € ermitteln.

Was spricht dagegen?
Jedes Jahr senden ca. 15.000 Unternehmen weltweit die Belege ihrer dienstreisenden Mitarbeiter an Meridian, um die entsprechenden Vorsteuerabzüge geltend zu machen. Da wir all diese Belege ohnehin für Sie bearbeiten, wäre es dann nicht sinnvoll, Expenseflo gleichzeitig die Überprüfung dieser Belege im Hinblick auf Genauigkeit und Richtlinieneinhaltung zu übertragen?

 

Weltweit führendes Verfahren zur USt-Erstattung

Expenseflo

Die letzte Phase des umfassenden Expenseflo-Reisemanagementsystems besteht im Verfahren zur Umsatzsteuererstattung, bei dem Meridian weltweit führend ist. Wir helfen Ihnen bei der Optimierung Ihrer in- und ausländischen Vorsteuervergütung.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Zusammenfassung zur Umsatzsteuererstattung, falls Sie mit diesem Thema nicht vertraut sind:

Worin besteht der Vorteil der Umsatzsteuererstattung?
Die Frage ist leicht zu beantworten. Schätzungen zufolge könnten Unternehmen ihre Reisebudgets um bis zu 4 % reduzieren, wenn sie die gesamte erstattungsfähige Umsatzsteuer geltend machten.

Unsere Aufgabe
Unsere Fachleute prüfen alle Belege und ermitteln die gezahlten inländischen und ausländischen Umsatzsteuerbeträge.
Die inländischen Umsatzsteuerbeträge werden an den Kunden übermittelt und direkt in das ERP-System oder ein anderes Buchhaltungssystem des Kunden hochgeladen.

Für ausländische Umsatzsteuerbeträge werden im Namen des Kunden Erstattungsanträge bei den entsprechenden Behörden im Ausland gestellt und von der Antragstellung bis zur Auszahlung überwacht.

Dies ist jedoch nicht ganz so einfach, wie es klingt. Aus diesem Grund geht die Europäische Kommission davon aus, dass mehr als die Hälfte aller großen Unternehmen dabei scheitert, sich die bei Dienstreisen ins Ausland angefallene Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Und bei kleineren Unternehmen ist diese Zahl noch höher. Schätzungen zufolge werden jährlich allein in der EU potenzielle Erstattungen in Höhe von 5 Mrd. € nicht geltend gemacht.
Viele Unternehmen scheitern bei der Umsatzsteuererstattung, weil dieser Prozess zeitaufwändig ist, umfangreiche Fachkenntnisse erforderlich sind und sich leicht Fehler einschleichen. Erstattungsanträge müssen bei den Steuerbehörden der einzelnen Länder in unterschiedlicher Form eingereicht werden, und alle Originalbelege müssen vorhanden und korrekt sein. Jedes Land hat zudem unterschiedliche Gesetze im Hinblick auf die erstattungsfähige Umsatzsteuer mit vielen verwirrenden Details, zum Beispiel, ob an einem Essen Kunden oder nur Kollegen teilgenommen haben.

 
Betreffend